Introducción
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Dentro de los procesos para que un trabajador que ingresa a una empresa se sintonice con la organización se encuentra la etapa de inducción, English (s.f.) comenta al respecto que: “Uno de los grandes desafíos de las empresas es retener el talento” (párr. 1) y la clave para retener el personal es un excelente modelo de inducción. “en ciertas industrias existen procesos bastante arraigados…algunas empresas han dado un salto hacia modelos más innovadores.” (English, s.f., párr. 2). Este blog pretende dar una idea al lector de las ideas más relevantes de lo que se refiere el proceso de inducción, sus características, su importancia dentro de una empresa; así mismo dar a conocer modelos de inducción aplicados como son los que ese llevan en la Alcaldía municipal de Pamplonita y la empresa TOTTO.
Plan de Inducción
Para definir un proceso de inducción, puede hacerse referencia la definición de Appley, citado por Ramírez (2004), donde menciona que el ser humano necesita recibir instrucciones sencillas e inteligentes sobre lo que espera haga, como lo puede hacer y que constituye un trabajo bien hecho.
La Alcaldía del municipio de Pamplonita (2008), menciona dentro de su manual de inducción y re inducción, que los planes de inducción facilitan la adaptación e integración del nuevo trabajador a la entidad y a su puesto de trabajo mediante el suministro de la información relacionada con las características y dimensiones de la misma; logrando así un equipo de trabajo con alto rendimiento en todas sus dimensiones.
Características del Plan de inducción
Imagen 1. Modelo de inducción.
Fuente: https://goo.gl/Lu4q3J
El proceso de inducción según Ramírez (2004), debe constar de tres etapas claramente definidas:
1. Inducción general: Se refiere a temas de la organización como organigrama, misión, visión y objetivos corporativos, políticas, lineamentos, aspectos de la relación contractual laboral, generalidades sobre seguridad social y explicación del proceso productivo; la profundidad de esta etapa de inducción dependerá del perfil y nivel de responsabilidad según el cargo que desempeñara el trabajador.
2. Inducción específica: Más enfocado al oficio a desempeñar tales como estándares, especificaciones de calidad, factores de riesgo etc. En esta etapa se hablara sobre el entrenamiento y el responsable de hacerlo; así mismo se hablara sobre sus responsabilidades y derechos como empleado; se le explicara un panorama de riesgos, para que sepe a que puede estar expuesto.
3. Evaluación del proceso llevado a cabo en la inducción. Se seleccionaran unas preguntas específicas que puedan dar luz acerca del proceso, para identificar falencias que deban reforzarse o corregirse.
Modelos de Planes de inducción
· Dentro de algunos modelos de inducción encontramos aquel en donde la inducción “comienza incluso antes de que el colaborador pise formalmente la empresa, por ejemplo, con el envío sorpresa a la casa del colaborador de un kit de inducción, pack de bienvenida a través del cual la persona comienza a conocer la compañía” (Rodrigo Ramírez, citado en, English, s.f., párr. 3)
· El uso de la tecnología: “Existen procesos de aprendizaje basados en smartphones y dispositivos touch, mediante los cuales se asignan códigos QR que permiten acceder a páginas donde los empleados recién ingresados reciben instrucciones.” (Rodrigo Ramírez, citado en, English, s.f., párr. 3)
· Arancibia (s.f.) nos comenta que: “En compañías que tienen bien desarrollados estos procesos, se envía al equipo un correo electrónico de presentación del recién incorporado, con su foto y algo de su historia” (Citado en, English, párr. 5)
· Induction to the company’s culture, que consiste en una serie de reuniones a lo largo de una semana, en que se desarrollan charlas abordando temas como la misión, visión, objetivos estratégicos y resultados, entre otros, aparte de seminarios y sesiones para que el personal de áreas afines se conozca y conviva.
· los “programas de tutores”, un sistema proveniente de EEUU y Gran Bretaña, y que operan formando parejas, donde el profesional recién ingresado se junta por algunas semanas con uno de sus pares, quien lo acompaña e interioriza tanto de sus funciones como también en la forma de trabajar de la compañía. Miranda (s.f.) lo relaciona como un “plan padrino”. (Citado, en English, párr. 6)
· Entre las tendencias novedosas también figura aquella en la que los profesionales pasan un tiempo ejerciendo posiciones operativas, de acuerdo con Jalón (s.f.) comenta que “Esto les da un acercamiento relevante al negocio y les permite entenderlo desde otras dimensiones” (Citado, en English, párr. 8)
· Miranda (s.f.) a su vez comenta que: es necesario que todas las personas que forman la organización estén empapadas de su cultura y comprendan y sigan su estilo… no…se realice sólo gracias a la experiencia, sino que debe ser entregado al momento que el profesional entra a la compañía” (Citado, en English, párr. 8)
Ejemplo modelo de inducción
Los siguientes videos dan un ejemplo de cómo se realiza un proceso de inducción
Modelo de inducción desarrollado por la Alcaldía Municipal de Pamplonita
Bienvenida: Recibimiento de los nuevos trabajadores, de manera cordial se les da la bienvenida, en esta etapa se le informa los documentos requeridos para su ingreso y legalización.
Se relaciona al trabajador con los encargados de la inducción, desplazándolo al sitio donde se dará la inducción general, mostrándole la finalidad de esta etapa, as mismo se entrega documentación relevante como reglamento interno de trabajo, protocolo de ética, manual de bienestar social y código de ética.
Introducción a la organización: En esta etapa se le indica al trabajador información general sobre la alcaldía, como reseña histórica, organigrama actual, política de calidad, visión, misión, funciones y responsabilidades Procesos y planes de acción de los cuales el cómo trabajador hará parte, horario de trabajo y forma como se manejan las ausencias.
Durante esta etapa se habla sobre el tema de confidencialidad, ya que es una entidad pública que maneja documentación clasificada; relaciones con los empleados optimas sin importar factores como sexo, raza o religión y finalmente el aspecto de la calidad del servicio que presta.
Evaluación y seguimiento
Mediante esta etapa que puede ser días o semanas después del ingreso del trabajador, se garantiza que el proceso de inducción se esté desarrollando de manera adecuado. Para el desarrollo de esta etapa se lleva a cabo el formato Evaluación de la eficacia de las capacitaciones y/o entrenamiento bajo la responsabilidad de Recursos humanos.
Modelo de inducción Almacenes TOTTO
1. Bienvenida: En esta etapa se hace un presentación general del inductor, y de las personas participantes, haciendo dinámica de integración.
2. Inducción general: Se inicia explicando los ejes centrales de la organización (misión, visión, políticas, objetivos; historia empresarial respecto a sus inicios, ideas originales sobre el producto; hitos de la organización como alianzas estratégicas; proyectos actuales tales como Flagship Store, el proyecto TITTAN que consiste en la unificación de los centros de distribución; organigrama general). Y luego en esta inducción general se explican los procesos que impactan en el desarrollo de las labores de todos los colaboradores (nomina, administración de personal, seguridad y salud en el trabajo, gestión de calidad, responsabilidad social, gestión ambiental, prevención y seguridad.
3. Inducción especifica o entrenamiento al cargo: En esta etapa se explica de manera personalizada las funciones que va a cumplir dentro de su puesto de trabajo, su relación con las demás áreas de la compañía, los elementos o herramientas que va a necesitar, para el desarrollo de sus labores y las responsabilidades que adquiere en su nuevo puesto. Por lo general esta inducción es brindada por el jefe de área encargado.
4. Se deja un registro escrito de la asistencia al proceso de inducción, el cual se archiva dentro de su hoja de vida.
Importancia la inducción
Son muchos los autores que están de acuerdo con la importancia de la inducción en una empresa, para poner algunos ejemplos diríamos que de acuerdo con Santiz Santiz (2017): “La inducción es un proceso de vital importancia dentro de una organización a pesar de que muchos gerentes no la toman en cuenta…Este proceso se efectúa antes de iniciar el trabajo para el cual ha sido contratado, evitando así los tiempos y costos que se pierden tratando de averiguar por sí mismos” (Párr. 1)
Gerencia (s.f.) nos comenta además que de esta depende el “éxito en el desempeño laboral... la calidad de la inducción tendrá un efecto sobre la forma en que el empleado visualiza el negocio y la forma como se integrará a él.” (párrs. 1 - 2)
Algunas empresas suelen cometer el error de ignorar los periodos de inducción. En lugar de esto, dejan al nuevo trabajador por cuenta de ellos mismos y de sus compañeros, para que aprenda sobre la marcha, lo que cuesta tiempo y dinero. Esto va en contra de la idea de inducción, que es la integración de los empleados para que alcancen su máximo potencial lo más pronto posible. (Gerencie, s.f., párr. 3)
Corral Mendivil en la (2011) en La Revista El buzón de Pacioli nos comenta al respecto: “El proceso de inducción es de vital importancia para toda empresa, a través de este proceso se debe generar en el nuevo personal un sentimiento de pertenencia y orgullo hacia la empresa” (p. 19)
De modo pues que es importante la utilización de este medio sin importar el tamaño de la empresa, no importa si la empresa es pequeña, para proporcionar un programa de inducción a su nuevo personal. Gracias al programa de inducción el personal, tendrá conocimiento de la empresa, sabrá sus obligaciones, el reglamento, prestaciones, seguridad e higiene, jornada de trabajo, horarios, área de trabajo, los cuales brindarán aceptación de que se le está tomando en cuenta en la empresa. (Corral Mendivil, 2011, p. 20)
Conclusiones
Un plan de inducción es un proceso que se debe llevar a cabo para que todas las personas que entran a una empresa, conozcan a profundidad la dinámica, la cultura y el ambiente organizacional.
Dentro de las características de un plan de inducción debe tener una visión general de los procesos que impactan en la empresa y en los nuevos colaboradores, debe haber una evaluación que demuestre el conocimiento y aprendizaje adquirido.
La importancia de un plan de inducción radica en garantizar una óptima adaptación de los empleados a la organización, para lograr una baja rotación del personal e impulsar planes de desarrollo para los colaboradores, además de trasmitir el sentido de pertenencia por la empresa.
Bibliografía
Administración de personal; inducción laboral sistema de RRHH experto en RRHH. https://www.youtube.com/watch?v=0Qma5_9jAnE
Alcaldía de Pamplonita (2008). Manual de iinducción y reinducción. Recuperado el 9 de marzo de 2017 de http://talentohumano.feyalegria.org/sites/default/files/herramientas/i-modeloinduccion-colombia-r-externo.pdf
Corral Mendivil, C. R. (2011). La importancia del programa de inducción, en las empresas del sector servicio. Recuperado de http://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no74/28.-_ponencia_9__1_.pdf
English, J. (s.f.). Los nuevos modelos de inducción para retener talento. Recuperado de http://diario.latercera.com/2012/12/09/01/contenido/negocios/27-124992-9-los-nuevos-modelos-de-induccion-para-retener-talento.shtml
Gerencie.com. (s.f.). ¿Por qué es importante la inducción al nuevo empleado?. Recuperado de https://www.gerencie.com/por-que-es-importante-la-induccion-al-nuevo-empleado.html
Ramírez, Gabriel E. (2004) Procesos de Inducción y Entrenamiento. Suratep. Recuperado el 9 de Marzo de 2017 de https://www.arlsura.com/pag_serlinea/distribuidores/doc/documentacion/induccion.pdf
Santiz Santiz, M. I. (2017). Importancia de la inducción de personal en las empresas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/importancia-de-la-induccion-de-personal-en-las-empresas/
